Mit der Rechnungsvorlage für Word können Sie mit wenigen Klicks eine XRechnung erstellen. Für Benutzer, die mit Word vertraut sind, dürfte es im Prinzip kein Problem sein, die Vorlage intuitiv auszufüllen. Dennoch möchte ich hier einiges noch einmal genauer erklären.
Hier können Sie kostenlos eine Demoversion herunterladen und prüfen ob sie mit Ihrer Word-Version kompatibel ist. Bitte beachten Sie, das mit der Demoversion keine XRechnung erstellt werden kann.
Um die XRechnung mit Daten zu befüllen, müssen diese aus der Word-Datei generiert werden. Die für die E-Rechnung relevanten Daten werden in Formularfelder (in Word Inhaltssteuerelemente genannt) und in Tabellenfeldern dargestellt, um sie mittels VBA (Visual Basic for Applications) auszulesen und ins XML-Format umzuwandeln.
1. Firmendaten in die Word-Vorlage eintragen
Bevor Sie Änderungen an der Datei vornehmen, speichern Sie diese bitte immer unter einem neuen Namen ab. Falls Sie ausversehen etwas löschen sollten haben Sie immer noch eine funktionsfähige Version.
Wenn Sie mit dem Mauszeiger über die Datei fahren, werden Sie feststellen, das sich manche Bereiche grün (in älteren Versionen grau) färben. Wenn Sie auf diesen Bereich klicken, wird ein Formularfeld sichtbar, dort können Sie nun die Daten entsprechend eintragen. Nur diese Feld-Daten und die grün und rot markieren Tabellenfelder werden zum Schluß in die XML-Datei übertragen. Alles andere ist in der E-Rechnung später „nicht sichtbar“.
Ratsam ist es, erst einmal Ihre Firmendaten (im Kopf- bzw. Fußbereich) einzutragen und die Datei dann nochmals unter einem neuen Namen abzuspeichern. Nun sind Sie im Prinzip startklar. Wer in Word fit ist, kann die Gestaltung und Schriftart auch ändern und im Seitenkopf das Firmenlogo integrieren. Wichtig ist nur, das die Formularfelder und die Tabellen erhalten bleiben.
2. Rechnungsdaten eintragen
Wenn das Grundgerüst steht, können Sie die Rechnungsdaten eintragen. Für die Rechnungsbasics (oben rechts) und die Anschrift werden wieder Formularfelder verwendet. Die eigentlichen Rechnungsposten werden in die Tabelle eingetragen. Sie müssen nur die grün unterlegten Felder befüllen, alle rot unterlegten Felder in der Spalte „Betrag“ werden nach Betätigung des Buttons „Tabelle aktualisieren“ von selbst ausgefüllt oder geändert.
Achtung! In der Original-Worddatei sind die Tabellenfelder nicht grün bzw. rot hinterlegt! Die farbige Hinterlegung ist nur hier im Beispielbild zum besseren Verständnis!
Die Mehrwertsteuer (im Feld 19 % MwSt.) kann auch manuell geändert werden, einfach für die „19“ einen anderen Wert eintragen.
3. Informationen zur Tabelle
Standardmäßig sind erst einmal 10 Zeilen für Rechnungsposten vorgegeben. Wenn Sie weniger benötigen, können Sie die restlichen Tabellenzeilen weg löschen. Falls Sie mehr Zeilen benötigen einfach eine der „Produktzeilen“ markieren und neue Zeilen dazufügen.
Wichtig! Alle rot unterlegten Bereiche dürfen nicht gelöscht oder geändert werden!
4. Skonto
Möchten Sie Ihrem Kunden Skonto gewähren, einfach die Checkbox aktivieren. Die Felder mit den Zahlen für „Tage“ und „%“ können Sie dann nach Ihren Wünschen ausfüllen. Um die Änderungen sichtbar zu machen, einfach wieder auf den Button „Tabelle aktualisieren“ klicken.
5. Zahlungsart ändern
Bei Zahlungsart ändern, können Sie zwischen Banküberweisung und Lastschriftverfahren wählen. Beim Lastschriftverfahren müssen noch drei weitere Felder ausgefüllt werden. Falls Sie das nicht machen, wird es in der E-Rechnung als Fehler erkannt. Zum Schluß wieder auf den Button „Tabelle aktualisieren“ klicken.
6. XRechnung und PDF erzeugen
Wenn alles ausgefüllt ist, können Sie durch das Betätigen des Buttons „xRechnung erzeugen“ die E-Rechnung erstellen. Diese wird im selben Ordner in dem sich die Word-Datei befindet abgespeichert. Der Dateiname ist die Rechnungsnummer mit dem Kürzel „.xml“. Ebenso verfahren Sie bei der Erstellung der PDF-Datei.
Um den Bereich „Zahlungsart“ und die Steuerungsbuttons nicht mit auf der PDF-Datei zu haben, verschieben Sie den kompletten Bereich mittels „Enter“ auf eine neue leere Seite und drücken dann erst den Button „PDF erzeugen“.
Auf folgender Seite können Sie testen, ob Ihre Rechnung korrekt ausgefüllt ist: https://erechnungsvalidator.service-bw.de/